E-Posta Yazarken Yapmamanız Gereken 9 Hata
E-Posta, iletişim alanında gerçekleşen en büyük buluşlardan. Bu harika buluş ile ailemize, dostlarımıza ve iş arkadaşlarımıza ulaşmamız çok kolaylaştı. 20 günde 10 santimetre uzamamızı sağlayan büyülü kremler satan eczacıların da bizlere ulaşması kolaylaştı. Banka hesabımıza para yatırıldığını belirten harika bir araç. Sosyal medya bayram kutlamaları için kopyala yapıştır mesajlarının adresi olduğu ve kısa mesaj sistemlerinin banka bilgilendirmeleri için daha yaygın olarak kullanıldığı dönemde e-postalar daha ciddi işler için önemini korumakta.
İşimiz için kulladığınız e-posta servisinde yazılarımızda gif kullanmak, iki üç emoji kullanımı küçük detaylar olsa da profesyonellik açısından ciddi sorunlar yaratabilir. Bu blogda e-posta yollarken kesinlikle kaçınmanız gereken 9 hatayı listeledik. Ofisteki Micheal Scott olmayın.
Hatasız bir e-posta yollamak en az bir [web site kurmak](3 adımda web sitesi) kadar kolay.
Yanlış Kişiye Yollamak
Gönder’e basar basmaz gelen o havada e-postayı yakalama isteği. Ofiste çalışmak yerine sosyal medya hesaplarının keşfetinde kaybolan Anıl’ı şikayet etmek için yazdığınız e-postayı patronunuza yollamak yerine Anıl’a yollamanın o acı hissini kimse yaşamak istemez. Daha da kötüsü yeni iş yerleri ararken CV’nizi hali hazırda çalıştığınız kurumun insan kaynaklarına yollamanız belki de kovulmanızla sonuçlanabilir. Yolladıktan sonra geri dönüşü olmayan e-postalar için gönderilen e-posta adresini tekrar tekrar kontrol etmenizde fayda var.
Eklenti Dosyasını Unutmak
Bir kere bile olsa evde anahtarınızı unutmayan yoktur. Anahtarın içeride kaldığı evin kapısını kapattığınız anda sonu çilingire uzanan bir sorunu başlatmış olursunuz. Yolladığınız e-posta için bu tarz unutkanlıklar ikinci bir e-postayı tetikler. Başvurduğunuz kuruma attığınız e-postada özgeçmişinizi ek dosya olarak eklemeyi unutursanız o işe alınma ihtimalinizi de unutmanız gerekebilir. Bu tarz eklenecek olan dosyanın olduğu iletileriniz için mutlaka ilk başta dosyayı ekleyerek unutma ihtimalinizi ortadan kaldırın. Ekstra küçük bir tavsiye olarak sakın unutkanlığınızın sonucu olan ikinci e-postada durumunuzu küçük şakalarla kurtarmaya çalışmayın.
Yanlış Hitap Etmek
Her yerde olduğu gibi üslubumuzda da dengeyi kurmamız, orta noktayı bulmamız gerekir. Yakın bir iş arkadaşınızın size yolladığı çok da ciddi içeriğe sahip olmayan bir e-postaya kurumsal bir dille cevap vermeniz nasıl arkadaşınız ile aranızı açacaksa patronuza atacağınız “bende kanka, rahat” yazan bir e-postanın size terfi getirmeyeceğini tahmin etmek zor olmasa gerek. Eğer yazacağınız bir e-postada hitap şekliniz hakkında emin değilseniz size atılan e-postalardan fikir alabilir ya da bunun için online bir araştırma yapabilirsiniz.
Her Zaman Tümünü Yanıtlamak
Ardı ardı kesilmeyen e-posta alıntılarından kurtulmak için her seferinde bütün önceki yazıların da eklememesi için tümünü yanıtla seçeceğinden uzak durmakta fayda var. Çok alıcılı e-postalarda vereceğiniz cevabı o alıcıya özel olarak yazmak da sizi bitmek bilmeyen bir forum dizini gibi olmaktan kurtaracaktır.
Dikkatsiz Font Kullanımı
Standart ve basit font kullanmak yapacağınız en akıllı bir seçim olacaktır. Herculanum veya Bradley Hani kullanarak farklı olmaya çalışmak sadece zararınıza sonuçlanacaktır. Zaten bunun farkındasınızdır muhtemelen. Fakat dikkat edilmesi gereken bir durum var.
Başka bir kaynaktan kopyalacağınız bir yazı fontu ve boyutunun ayarını da beraberinde getirir. Farklı bir font, belki o kaynakta belli olmayan bir arkaplan rengi ve farklı boyutlar. Daha da kötüsü yazınızın devamında bu ayarların kalmasıdır. Profesyonel bir görünüm için kendi tarzını belirleyin ve ona sadık kalın.
Yanlış Seçilmiş Konu Başlığı
Kişinin e-postayı açması için gördüğü başlığın ilgisini çekmesi gerekir. Yolladığınız e-postanın açılması bazı durumlarda tamamen başlığınızın etkisine kalır. İş başvuruların da insan kaynaklarını kalbinden vurmayı başarmayı kim istemez ? Başlık, komiklik katmaya gelmeyen bir konudur. Başlığınızın e-postanızın içeriği hakkında maksimum bilgiyi minimum kelimede alıcısına aktarması gerekir. “Haydi güne iyi başlayalım :)”, “SON TOPLANTIDA BAHSETTİĞİM ÜZERE”, “Günlük bildiri - istatistikler” gibi başlıkların her biri harika birer kötü örnek. Emojiler kullanmayın, alıcınıza bağırmayın ve çok da sıkıcı olmayın.
Zamanlama Hatası
Zamanlama her şeydir. Kimileri sabah en erken saatlerde veya akşam bütün iş yükünün getirdiği yorgunluğun hissedildiği saatlerde e-posta atmanın doğru olduğunun düşünür. YANLIŞ. Kimileri e-posta atacakları kişilerin öğle yemeklerini denk getirmeye uğraşır. Daha pek çok farklı stratejilere sahip insanlar vardır. Kimse işten çıkarken bir e-posta ile uğraşmak istemez. Sabah alarm saatinden önce 06.00’da gelen bir bildirim sesi kadar sinir bozucu bir şey olamaz ve dahası yolladığınız e-posta, alarm bildirimi altında kaybolabilir.
İmzanızda Resmî Olun
Çevrenizdeki insanlar sizi “Geyik Deviren Hamza” veya “Taş Hatun Bilge” olarak tanıyor olabilir. Fakat bunların kendinize kalmasında fayda var, özellikle e-posta imzanızda. Yolladığınız her e-postaya genelde adınızı, ünvanınızı, iletişim bilgilerinizi ve alakadar ise kişisel sosyal medya hesaplarınızı ekleyebilirsiniz. Bunu nasıl yapılacağını bilmiyorsanız Google’da yapabileceğiniz kısa bir “e postaya nasıl imza eklenir” aramasıyla istediğiniz bilgilere ulaşabilirsiniz.
Yollamadan Önce Göz Atın
Her şeye dikkat ettikten ve verilen emeklerden sonra “Gönder” butonuna basmak harika bir his. Özlemle beklenen yeni bir “Game of Thrones” sezonu izlemek gibi bir his. Yolladığınız e-postanın kutlamalarını yaparken bitiş çizgisine 2-3 metre kala düşen atletlerden olmayın. Kesinlikle dil bilgisinin doğru olduğundan emin olmak için kontrol edin. Yazım hatası varsa mutlaka buna zaman ayırın ve hataları düzeltin. Unutmamanız gereken bir diğer şey ise insanların uzun metinleri sevmediği. Yollamadan önce e-postayı fazla kilolarından kurtarın. Sade ve net yazmaya özen gösterin.
Yolladığınız her e-postanın kendi adınızı taşıması için siz de Vhizo ile bir web sitesi kurun ve e-postalarınız için kusursuz URL adresini alın.
